Organizacja wesela to wyzwanie! O tym wiedzą doskonale wszystkie pary młode, które wielki dzień mają już za sobą. I wszystkie zgodnie podkreślają, że w dużej mierze za sukcesem wesela stoi między innymi wybór odpowiedniej sali weselnej.
Miejsce kreuje charakter wydarzenia, ale nieważne, czy organizujesz minimalistyczny ślub, boho imprezę, czy huczne wesele na 200 osób – poniższy zestaw pytań jest uniwersalny. Pomoże Wam lepiej przygotować się na rozmowę z managerem sali i zwróci uwagę na ważne aspekty, które mogą umknąć w ferworze weselnych przygotowań.
Dostępność terminu i jego elastyczność
- Przede wszystkim musisz dowiedzieć się czy sala weselna jest dostępna w terminie, którym jesteście zainteresowani. Jakie inne alternatywne terminy bierzecie jeszcze pod uwagę?
- Czy istnieje możliwość przesunięcia terminu wesela (np. w przypadku nieprzewidzianych okoliczności) i z jakimi konsekwencjami wiąże się taka zmiana?
- Dodatkowo w umowie z każdą salą weselną widnieje informacja o określonych godzinach, w których będzie odbywało się przyjęcie weselne. Dowiedzcie się jakie są zasady przedłużenia czasu trwania wesela, jeśli zdecydujecie się na dłuższą zabawę.
Wielkość i układ przestrzeni
- Przede wszystkim musicie dowiedzieć się jaką maksymalną liczbę gości może pomieścić sala weselna i czy liczba ta spełnia Wasze potrzeby.
- Częstą praktyką w salach weselnych jest organizowanie wesel od minimalnej liczby zamówionych talerzyków. Poznajcie tą liczbę – czy na pewno tylu gości pojawi się na Waszym przyjęciu? Unikniecie dzięki temu sytuacji, w której trzeba będzie rozliczyć się za niewykorzystane miejsca.
- Jeśli planujecie ślub cywilny, warto sprawdzić, czy istnieje możliwość wynajęcia dodatkowej przestrzeni na ceremonię ślubną.
- Jakie są zalecane układy stołów i krzeseł w zależności od liczby gości?
- W zależności od tego w jakim stylu organizujecie wesele, zwróćcie uwagę, czy salę da się dostosować do różnych stylów dekoracji.
- Planujecie dodatkowe atrakcje takie jak np. fotobudka? Koniecznie sprawdźcie gdzie w przestrzeni sali będzie można znaleźć miejsce na organizację tych atrakcji.
- Kącik dla dzieci, strefa relaksu, wiejski stół, słodki stół – to również atrakcje, na które musi znaleźć się miejsce na Waszej sali weselnej. Porozmawiajcie z managerem sali o ich umiejscowieniu, najlepiej tak, by były dostępne dla wszystkich gości i jednocześnie nie przeszkadzały w trakcie zabawy weselnej.
Wyżywienie i alkohol
- Czy sala weselna oferuje wyżywienie? Jeśli tak, to jakie są opcje menu? Przy okazji warto sprawdzić, czy sala oferuje próbki menu, abyście mogli zdecydować, czy spełnia wasze oczekiwania kulinarnie?
- Czy istnieje możliwość skorzystania z własnego cateringu lub aranżacji stołu wiejskiego? Tak samo z tortem – czy sala współpracuje na wyłączność z wybraną cukiernią, czy istnieje możliwość indywidualnego wyboru.
- Część gości ma szczególne wymagania żywieniowe. Warto dowiedzieć się, czy sala zapewnia specjalne menu dla takich gości. Często standardem staje się także wybór opcji wegetariańskiej lub specjalnego menu dla zaproszonych dzieci.
- Koniecznie dowiedzcie się również czy istnieje możliwość postawienia dodatkowego stolika dla fotografa, kamerzysty, animatorki dla dzieci oraz jaki będzie koszt wyżywienia Waszych podwykonawców na weselu.
- Poza wyżywieniem warto zadbać o ustalenie kwestii obsługi przyjęcia. Czy kolacja będzie serwowana, czy podana w bemarach? Jak często wymieniane są talerzyki gościom? To kwestie, które również warto wziąć pod uwagę organizując przyjęcie weselne.
- Jakie są zasady dotyczące alkoholu? Czy istnieje możliwość przyniesienia własnych napojów wysokoprocentowych? Jeśli sala weselna oferuje pakiet alkoholowy, może można również dostosować go do własnych preferencji?
- Jeśli marzycie o barze lub obsłudze barmańskiej na Waszym przyjęciu, warto zapytać, czy sala weselna współpracuje z profesjonalnymi barmanami lub może polecić kontakt do firm oferujących te usługi.
Dostępność dodatkowych usług
- Sprawdź, czy sala weselna oferuje dodatkowe usługi, takie jak dekoracje (czasem zdarza się, że sala dysponuje różnego typu obrusami, czy zastawą) oraz nagłośnienie (może przydać się przy organizacji poprawin).
- Koniecznie zapytaj o dodatkową przestrzeń dla Was – pokój lub miejsce, gdzie będziecie mogli przebrać się, zostawić obuwie na zmianę lub chwilę się zregenerować.
- Często sale weselne współpracują z profesjonalnymi firmami zajmującymi się fotografią, filmowaniem – zapytaj o polecenie podwykonawców oraz ich portfolio. Z pewnością ułatwi Wam to poszukiwania.
- Do uzgodnienia pozostaje również kwestia dekoracji. Czy sala weselna współpracuje z określonymi firmami na wyłączność, czy jest możliwość przyniesienia własnych dekoracji, jeśli chcemy nadać przestrzeni bardziej osobisty charakter – te wszystkie kwestie warto uzgodnić już na tym etapie.
Infrastruktura i udogodnienia
- Przede wszystkim parking. Ilu gości będzie mogło z niego skorzystać. Z taką wiedzą już na etapie zapraszania Waszych gości na przyjęcie będziecie mogli zasugerować opcję w jaki sposób najlepiej dotrzeć na Wasze przyjęcie.
- Sprawdźcie, czy sala weselna jest dostosowana do potrzeb wszystkich Waszych gości: osób niepełnosprawnych, rodziców (podjazd dla wózków, przewijaki).
- Jeśli planujecie ceremonię na zewnątrz, koniecznie przygotujcie plan awaryjny na wypadek kiepskiej pogody. Wiatr oraz deszcz potrafią zepsuć najpiękniejsze outdoorowe plany, dlatego zadbajcie o alternatywną przestrzeń w przypadku niepogody.
Koszty i warunki umowy
- Ustalcie jakie są dokładne koszty wynajmu sali weselnej. Czy istnieją dodatkowe opłaty, takie jak kaucje czy opłaty za sprzątanie? Jakie są zasady dotyczące dopłat za ewentualne nadgodziny czy zmiany w umowie?
- Czy rezerwacja sali wymaga zaliczki? Jeśli tak, ustalcie w jakim terminie oraz jakie są warunki jej zwrotu.
- Dokładnie przeczytajcie umowę dotyczącą wynajmu sali weselnej. Czy są tam jasno określone zasady dotyczące odwołań, zmiany terminu oraz innych ważnych kwestii? Jakie są zasady dotyczące anulacji rezerwacji i czy istnieje możliwość zwrotu kosztów w przypadku nagłych sytuacji? Te wszystkie informacje muszą być zawarte w formie pisemnej.
- Sprawdźcie, czy umowa zawiera szczegółowe informacje na temat zabezpieczeń i opłat dodatkowych oraz czy sala weselna oferuje opcję ubezpieczenia na wypadek nagłych sytuacji.
Co dalej?
Przed wyborem sali warto sprawdzić jeszcze referencje i opinie. Znajdziesz je w wyszukiwarce, na Facebooku oraz na lokalnych forach dyskusyjnych. Możesz również poprosić managera o kontakt do wcześniejszych klientów, aby uzyskać ich opinie na temat doświadczeń związanych z daną salą weselną.
Mamy nadzieję, że poradnik pomoże wybrać Wam idealną salę, która spełnia wszystkie Wasze oczekiwania, a przede wszystkim sprawi, że dzień Waszego wesela pozostanie niezapomnianym przeżyciem.
